Das Vorgespräch mit eurem Hochzeits-DJ
Wir haben DJ Ingo Hense über die Wichtigkeit und Bedeutung seiner Vorgespräche interviewt
Eure Hochzeits-Dienstleister persönlich kennen zu lernen – in den meisten Fällen unabdingbar. Vor allem bei den Dienstleistern, die euch am Tag persönlich begleiten, sei es der Fotograf, der Redner oder der DJ. Doch wie testet man bei einem DJ eigentlich im Vorfeld die Qualität? Schließlich kann man nicht mal auf einer anderen Hochzeit vorbeigehen und mittanzen ;-) Daher ist das Vorgespräch mit eurem Hochzeits-DJ von besonderer Bedeutung. Wir haben uns mit DJ Ingo Hense von DJ-Konzept getroffen. Ingo legt sehr großen Wert auf ein ausführliches Vorgespräch und hat uns viel über Wichtigkeit und Inhalt verraten.
Stimmt es, dass du ohne ein Vorgespräch keine Hochzeit als DJ begleiten würdest?
Ja, das ist richtig. Denn trotz über 750 Hochzeiten, die ich bisher als DJ begleitet habe, hängt der Erfolg einer guten Hochzeitsparty in erster Linie vom Vorgespräch ab.
Warum ist das so?
Ich muss das Brautpaar und seine Wünsche und Vorstellungen genau kennen, um nichts dem Zufall zu überlassen. Mein Ziel ist eine durchweg gefüllte Tanzfläche – und dieses Ziel beginnt beim Vorgespräch.
Aber auch das Brautpaar darf keine „Fehler“ machen. Und damit dies nicht passiert, erhalten sie von mir unzählige Tipps und Tricks für alle denkbaren Situationen, die im Laufe einer Hochzeitsparty passieren können und die den Partyverlauf stören und die Tanzfläche leeren würden.
Das Vorgespräch ist für mich eine Art „Teambildung“. Alleine habe ich (auch als erfahrener DJ) keine Chance – gemeinsam mit dem Brautpaar mache ich daraus die „beste Party Ihres Lebens“!
Und was genau wird im Vorgespräch alles besprochen?
Letztendlich gibt es zwei Teile. Im ersten Teil geht es um alle für meine Arbeit relevanten Details, also Wünsche und Vorlieben des Brautpaares, Infos zu den Gästen, der Location, zeitlicher Ablauf und alles weitere Organisatorische.
Auf Basis meines Musikfragebogens, den ich für DJ-Konzept entwickelt habe, erstelle ich mit dem Brautpaar gemeinsam ein Musikkonzept. Dieses Konzept ist auf jeder Hochzeit anders, denn jedes Brautpaar und jede Gesellschaft sind individuell und so gibt es keine Hochzeits-Standards, die immer gespielt werden.
Im zweiten Teil des Vorgesprächs gibt es dann eine Unmenge an Tipps und Tricks von mir. Diese bilden meine „Party-Architektur“, die ich den Paaren anhand vieler Beispiele vergangener Hochzeitspartys erkläre und beschreibe, warum etwas auf einer Hochzeit nicht so gut funktioniert hat und warum es auf einer anderen Hochzeit besser lief, weil das Brautpaar anders agiert hat. So werden meine Brautpaare durch nur wenige Stunden Vorgespräch zu wahren Party-Profis und Eventmanagern :-).
Mit deiner „Party-Architektur“ haben wir uns ja vor zwei Jahren schon einmal ausführlich beschäftigt. Alle, die dazu noch mehr wissen wollen, einmal hier entlang.
Wie viele Wochen vor der Hochzeit findet das Vorgespräch denn idealerweise statt?
Ich empfehle rd. 4-8 Wochen vor dem Termin.
Denn dann steht meist die Detailplanung fest, das Brautpaar weiß, wie viele Gäste kommen, wie der genaue Tagesablauf sein wird etc. Vorher macht die Erstellung eines detaillierten Musikkonzepts noch keinen Sinn. Und zudem möchte ich vermeiden, dass bei einem zu großen Abstand zwischen Vorgespräch und Hochzeit zu viele meiner Tipps und Tricks wieder vergessen werden.
Und können sich die Paare denn auch schon kennen lernen, bevor sie dich für ihre Hochzeit buchen?
Selbstverständlich. Ich biete allen Paaren ein kostenloses und unverbindliches Vorgespräch in unserem DJ-Konzept Büro an. Ich selbst finde das wichtig, denn dann können wir im persönlichen Gespräch schauen, ob die Chemie stimmt und ich kann den Paaren live an meinem Mischpult ein paar Mixe präsentieren.
Viele Brautpaare sind regelrecht erleichtert, wenn ich ihnen in einer Praxis-Demonstration vorführe, was mich als DJ so besonders macht und wo die Unterschiede zu anderen DJs sind.
Und auch alle Fragen des Brautpaares sind bei diesem Kennenlernen natürlich schon willkommen. Ich nehme mir auch zu diesem Zeitpunkt schon viel Zeit – in der Regel dauern die Kennenlerngespräche rund 2 Stunden.
Und wie viel Zeit planst du für das detaillierte Vorgespräch einige Wochen vor der Hochzeit ein?
Da ich die Inhalte meiner Vorgespräche in der Vergangenheit erweitert habe, dauern die Vorgespräche mittlerweile rund 5 Stunden. Eine gute investierte Zeit für das Brautpaar, weil sich dadurch unvergleichlich schöne Partyerlebnisse für sie und ihre Gäste ergeben.
Wow, 5 Stunden…Wo könnt ihr denn 5 Stunden in Ruhe zusammen sitzen?
Die Vorgespräche finden immer in unserem DJ-Konzept Büro statt, denn hier können wir ungestört und konzentriert eine perfekte Vorbereitung der Party realisieren. Zudem kann ich hier Musikbeispiele anspielen und auch auf unser großes Foto- und Videoarchiv zugreifen, um Praxisbeispiele zu zeigen.
Für Getränke und Snacks ist natürlich gesorgt. Und die mediterrane und entspannte Atmosphäre in unserem Haus kommt bei den Verlobten immer gut an.
Gibt es denn Dinge, die das Paar vor dem Vorgespräch vorbereiten sollte?
Ja, die gibt es. Jedes Paar erhält im Vorfeld den DJ-Konzept Musikfragebogen (8 Seiten) und eine To-Do-Liste mit „Hausaufgaben“, welche sie vor dem Termin an mich zurücksenden. Dadurch kann auch ich mich optimal vorbereiten und wir sparen viel Zeit.
Im Anschluss an das Vorgespräch gibt es dann noch ein schriftliches Handout von mir, in dem die wichtigsten Punkte des DJ-Konzeptes und der Party-Architektur zusammengefasst sind. Es kann also nichts aus unserem Vorgespräch in Vergessenheit geraten.
Kaum eine Hochzeit ohne Aktionen von den Gästen, für die oftmals Musik/Technik benötigt wird. Kümmerst du dich auch hier im Vorfeld drum?
Ja, natürlich. Es ist sogar sehr wichtig, dass sich alle Gäste, die für den Abend etwas planen, vorher mit mir in Verbindung setzen. Denn auch hier helfe ich gerne mit unzähligen Erfahrungen weiter und sorge dafür, dass der Zeitplan und alle Aktionen die Hochzeitsparty nicht unnötig stören. Und als Meister der Veranstaltungstechnik bin ich auch der kompetente Ansprechpartner für technische Fragen. Zusätzliche Arbeitszeit in Form von Telefonate und Emails mit Trauzeugen und anderen Gästen scheue ich also keineswegs – Hauptsache, es wird für alle Beteiligten ein perfektes und unvergessliches Partyerlebnis!
Also bei der Vorbereitung kann am Tag der Hochzeit dann wirklich nichts mehr schief gehen. Man merkt, wie viel Liebe zum Detail du in jedes Brautpaar und in jede Hochzeitsparty steckst. Vielen Dank für deinen ganzen Input!
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