Hochzeits-DJ Ingo Hense hat uns über Inhalt und Bedeutung seiner Vorgespräche berichtet

Eure Hochzeits-Dienstleister im Vorhinein persönlich kennen zu lernen ist in vielen Fällen sehr wichtig. Vor allem bei den Dienstleistern wie Fotograf, freier Redner oder DJ, die euch am Hochzeitstag persönlich begleiten sollen. Doch wie kann man bei einem DJ eigentlich im Vorfeld die Qualität testen? Vorher mal auf einer anderen Hochzeit vorbeizugehen und mitzutanzen könnte schwierig werden ;-) Daher rät DJ Ingo Hense von DJ-Konzept zu einem ausführlichen Vorgespräch mit eurem Hochzeits-DJ. Wir haben uns mit ihm getroffen und er erzählt, worauf er bei seinen Vorgesprächen großen Wert legt und warum.

Ingo, du hast uns verraten, dass du ohne Vorgespräch keine Hochzeit als DJ begleiten würdest – stimmt das?

Ja, das ist richtig. Denn trotz weit über 750 Hochzeiten, die ich schon als DJ begleitet habe, ist das Vorgespräch für den Erfolg einer guten Hochzeitsfeier von großer Bedeutung.

Kannst du uns verraten, wieso das so ist?

Ich als DJ muss das Brautpaar und seine Wünsche und Vorstellungen und den Geschmack genau kennenlernen, um nichts dem Zufall zu überlassen. Genau wie es sich auch die Gastgeber wünschen, ist mein Ziel eine den ganzen Abend gefüllte Tanzfläche – und dieses Ziel beginnt beim Vorgespräch. 
Aber auch das Brautpaar sollte keine „Fehler“ machen. Darum erhalten sie von mir unbezahlbare Tipps und Tricks für alle möglichen Situationen, die im Laufe einer Hochzeitsparty passieren könnten und die den Partyverlauf stören und somit auch die Tanzfläche leeren würden. 
Das Vorgespräch ist also für mich eine Art „Teambildung“. Alleine habe ich (auch als erfahrener DJ) keine Chance – in guter Abstimmung mit dem Brautpaar mache ich daraus jedoch die „beste Party ihres Lebens“!

Welche Punkte müssen im Vorgespräch mit dem Hochzeits-DJ denn auf jeden Fall besprochen werden?

Es gibt zwei wichtige Teile. In Teil 1 geht es um alle für meine Arbeit relevanten Details, also Geschmack und Vorlieben des Brautpaares, Infos zu den Gästen, der Hochzeits-Location, zum zeitlichen Ablauf der Hochzeitsfeier und weitere organisatorische Infos.

Dann geht es natürlich noch um die Musik. Auf Basis meines Musikfragebogens, den ich für DJ-Konzept entwickelt habe, erstelle ich mit dem Brautpaar gemeinsam ein individuelles Musikkonzept für die Hochzeit. Jedes Brautpaar ist anders und jede Hochzeitsgesellschaft ist unterschiedlich zusammengesetzt. Daher gibt es bei einem guten DJ keine „Standards“ für Hochzeiten, sondern ich bereite mich auf jede Hochzeit einzeln und gezielt vor.

Teil 2 des Vorgesprächs besteht aus einer Unmenge an Tipps und Tricks von mir für das Brautpaar. Um Pannen und Fehler zu vermeiden, beschreibe ich aus meiner langjährigen Erfahrung heraus, warum etwas auf der einen Hochzeit nicht so gut funktioniert hat und warum es auf einer anderen Hochzeit besser lief, weil das Brautpaar anders agiert hat. So wird das Hochzeitspaar durch wenige Stunden Vorgespräch zu wahren Party-Profis und Eventmanagern! 
 

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um sich vor der Hochzeit mit dem DJ zusammenzusetzen?

Ich würde circa 4-8 Wochen vor dem Hochzeitstermin empfehlen. Denn dann steht meist schon die Planung fest; das Brautpaar weiß, wie viele Gäste kommen, wie der genaue Tagesablauf sein wird und so weiter. Deswegen macht vorher die Erstellung eines detaillierten Musikkonzepts noch keinen Sinn. Auch meine Tipps und Tricks sind etwas näher am Termin sinnvoller – und werden nicht so leicht wieder vergessen :-)

Viele Paare wollen den DJ aber schon früher kennenlernen, um sich bei der Buchung sicher zu sein. Geht das trotzdem?

Aber natürlich! Bei unserem kostenlosen und völlig unverbindlichen Kennenlern-Gespräch in unserem DJ-Konzept Büro lernt mich jedes Brautpaar vorab kennen. Auch ich selbst finde das wichtig, denn dann können wir feststellen, ob die Chemie zwischen uns stimmt und ich kann den Paaren ein paar Mixe live an meinem Mischpult vorspielen. So erhalten sie direkt eine Demonstration dessen, was mich als DJ so besonders macht und wo die Unterschiede zu anderen Hochzeits-DJs sind.

Selbstverständlich sind auch am Zeitpunkt des Kennenlernens schon alle Fragen herzlich willkommen. Deshalb nehme ich mir auch zu diesem Termin schon viel Zeit und in der Regel dauern die Kennenlerngespräche rund 2 Stunden.

Wie viel Zeit nimmt denn dann ein richtig detailliertes Vorgespräch mit dir in Anspruch?

Ich habe als DJ über die Jahre viel gelernt und daher den Ablauf und Inhalt meiner Vorgespräche in der Vergangenheit erweitert. Inzwischen plane ich daher für diese Termine circa 5 Stunden ein.

Sowohl für mich als auch für das Brautpaar lohnt es sich definitiv, diese Zeit zu investieren. Hierdurch fühlen sich alle Beteiligten perfekt vorbereitet und am Hochzeitstag entstehen so die unvergesslichen Partyerlebnisse für Brautpaar und Gäste.

Die Vorgespräche finden immer in unserem DJ-Konzept Büro statt, damit wir ganz ungestört zusammensitzen können. Zudem kann ich hier Musikbeispiele anspielen und auch auf unser großes Foto- und Videoarchiv zugreifen, um Praxisbeispiele zu zeigen. Für Getränke und Snacks ist natürlich gesorgt. So planen wir ganz entspannt in der mediterranen Atmosphäre unseres Hauses die perfekte Hochzeitsparty.

Dass du dir im Vorfeld Gedanken machst, ist klar. Sollte sich auch das Brautpaar auf das lange Vorgespräch mit dir vorbereiten?

Ja, das hilft uns bei der Planung. Vorab erhält jedes Paar den DJ-Konzept-Musikfragebogen und eine To-Do-Liste mit kleinen „Hausaufgaben". Die Unterlagen werden dann noch vor dem Gespräch an mich zurückgeschickt, damit auch ich mich optimal vorbereiten kann. Dann sparen wir beim eigentlichen Termin viel Zeit.

Damit auch nach dem Vorgespräch nichts in Vergessenheit gerät, gibt es dann noch ein schriftliches Handout von mir, in dem die wichtigsten Punkte des DJ-Konzeptes und der Party-Architektur zusammengefasst sind.

Auf vielen Hochzeiten planen auch Gäste kleine Aktionen, für die oft Musik oder Technik benötigt wird. Gehört das auch zu deinen Vorbereitungen?

Ja, natürlich. Mir ist es daher besonders wichtig, dass sich die Trauzeugen oder Gäste, die für den Abend etwas planen, vor der Hochzeit mit mir in Verbindung setzen. Auch ihnen helfe ich gerne mit unzähligen Tipps weiter und sorge außerdem dafür, dass diese Aktionen den Flow der Hochzeitsparty nicht stören. Was ist möglich, was macht dem Brautpaar Spaß und ist auch noch gut für die Stimmung?
Über die Jahre habe ich auch meine Erfahrungen mit der Veranstaltungstechnik gesammelt und bin ich auch der kompetente Ansprechpartner für (technische) Fragen in diesem Bereich. Ich freue mich, mehr Zeit in Telefonate und Emails mit Trauzeugen und anderen Gästen zu stecken – Hauptsache, es wird für Brautleute und Hochzeitsgäste ein rundum perfektes und unvergleichliches Partyerlebnis!