Behalte den Überblick über Termine und Informationen mit bookitup – dem 360° Verwaltungstool für Eventdienstleister:innen

Heute richten wir uns ausnahmsweise einmal nicht an euch, liebe Brautpaare, sondern an alle Dienstleister:innen der Hochzeitsbranche. Wir möchten euch eine neue Software vorstellen, die euch euren Arbeitsalltag mit Anfragen, Vorgesprächen und Buchungskalendern vereinfacht. Und eine Rabattaktion für euch haben wir auch dabei.

Entwickelt hat diese Software Sebastian Mahlke, der selbst als DJ alias DJ bascht’l beats seit vielen Jahren in Clubs, auf Hochzeiten und Firmenevents unterwegs ist. Lange hat auch er nach einer digitalen Lösung gesucht, um den Überblick über alle anstehenden Events zu behalten. Diese hat er mit bookitup selbst entworfen. Mittlerweile besteht sein Team aus einigen DJs und Entwickler:innen, die Tag für Tag daran arbeiten, bookitup noch besser zu machen. 

Chaos und Stress im Alltag von Dienstleister:innen – nicht mit bookitup

So langsam füllt sich bereits der Buchungskalender für das nächste Jahr. Um zwischen Anfragen, Vorgesprächen und vollgepackten Event-Wochenenden den Überblick über anstehende Events, noch zu erledigenden Aufgaben, der Kundenkommunikation, Absprachen und der Buchhaltung zu behalten, gibt es die Web-App bookitup. Das 360° Verwaltungstool ist die zentrale Plattform für alle Informationen rund um deine Events.

Während des Buchungsprozesses bedarf es der Pflege eines Kalenders, um Anfragen und bestätigte Buchungen im Blick zu behalten. Zudem müssen diverse Unterlagen, z.B. Angebote und Verträge, erstellt werden. Auch die Kundendaten und verschiedene Ansprechpartner:innen speichert man ab, wie auch Notizen und Absprachen zum Eventablauf und der Location. Da kommt es schnell zu einem Gewusel von verschiedenen Speicherorten.

Die Kontaktdaten landen vorerst im Smartphone, später in Word für ein Angebot und im Vorgespräch notiert man sich handschriftlich Infos auf einem Notizzettel. Zwei Wochen vor dem Event beginnt dann oft die große Suche quer durch alle verwendeten Tools und Dokumente.

In Zeiten der Digitalisierung muss das einfacher gehen, dachte sich Sebastian. Die Software bookitup vereint alle Tools, sodass alle relevanten Informationen schneller abrufbar sind.

Schritt 1: Eure Anfragen und Buchungen im Überblick

Die Event-Liste zeigt euch alle anstehenden Events in Monatsblöcken an. Wenn ihr eure Website mit bookitup verbindet, werden neue Anfragen automatisch in bookitup als Event angelegt. Jedes Event ist mit einem Status gekennzeichnet:

  • Blau: neue Anfragen 
  • Gelb: beantwortete Anfragen (Option)
  • Grün: gebuchte Events 

Mit der Filterung an der linken Seite erhaltet ihr schnell einen Überblick, welche offenen bzw. angebotenen Anfragen es zurzeit gibt. Zudem werden alle Events automatisch in euren iCloud- oder Google Kalender übertragen (mit Status-Info, Location-Anschrift und Notizen).

Schritt 2: Hinterlege alle Event-Details an einem Ort

Beim Klick auf ein Event werden alle Infos zum Event angezeigt und eure Verfügbarkeit überprüft. Dabei werden auch private Termine einbezogen. Aus den Location-Infos wird automatisch die Fahrzeit und Entfernung berechnet. Mit "eigenen Feldern" könnt ihr bookitup individuell anpassen, sodass alle Infos ihren Platz haben und ihr im Kundengespräch seht, welche Infos noch fehlen.

Alle Infos können dann in Dokumenten und E-Mails weiterverarbeitet werden.

Schritt 3: Angebote, Buchungen und Absprachen festhalten und erstellen

Mithilfe von Vorlagen habt ihr mit bookitupin weniger als 5 Klicks ein Angebot erstellt und per Mail verschickt. Die Antworten eurer Kunden landen automatisch wieder in diesem Event. So habt ihr alle E-Mails übersichtlich an einem Ort – sofort abrufbereit. Eure Kunden können das Angebot oder den Vertrag auch über das Online-Portal rechtssicher unterzeichnen – so entfällt der komplette Papierkram.

Rabatt-Aktion für alle Anbieter:innen bei Frau Immer & Herr Ewig

Jedes Event-Business ist unterschiedlich und bringt verschiedene Anforderungen mit sich. Bei bookitup kannst du zwischen vier unterschiedlichen Paketen wählen, die auf verschiedene Bedürfnisse zugeschnitten sind. Entdecke die Möglichkeiten unter bookitup.de.

Die Software könnt ihr kostenfrei testen und euch selbst überzeugen. Alle Hochzeitsdienstleister:innen, die bei Frau Immer & Herr Ewig registriert sind, erhalten mit dem Code IMMERUNDEWIG 40% Rabatt auf alle Jahrespläne für das erste Jahr.
Wir wünschen euch frohes Planen!