Für Hochzeitsplanerin Charlotte ist er die Liste aller Listen – der Ablaufplan für den Hochzeitstag. Aber braucht wirklich jede Hochzeit einen Ablaufplan? Und was steht alles drin? Ein Interview mit Hochzeitsprofi Charlotte.

Weddingplanner arbeiten schon Monate im Voraus auf den großen Tag hin und halten viele Fäden in der Hand. Diese laufen dann in einem wichtigen Dokument zusammen: Dem Ablaufplan für den Hochzeitstag.

Auch Charlotte Emmerich von der Hochzeitsagentur Glanzmomente ist das Jonglieren der vielen Dienstleister, Termine und Programmpunkte gewohnt und weiß daher, wie wichtig ein detaillierter Ablaufplan für den reibungslosen Verlauf eurer Hochzeit ist. Im Interview mit ihr haben wir viele Infos zu dieser Liste aller Listen gesammelt, die wir hier im Blog mit euch teilen wollen.

Charlotte, ist es eigentlich ein Muss für jede Hochzeit, einen Ablaufplan zu haben?

Ganz klar: JA. Egal, wie viele Gäste man einlädt oder wo man feiert: Eine Hochzeit ist ein komplexes Event mit vielen Dienstleistern, die koordiniert werden müssen. Die Erstellung eines mit allen Parteien abgestimmten Ablaufplans ist eine der wichtigsten Aufgaben des Hochzeitsplaners. Auch Brautpaare, die keinen Planer haben, sollten ein Dokument mit den wichtigsten Uhrzeiten und Timings des Tages erstellen. Dies ist nicht nur für die Location und den Caterer wichtig, die natürlich den Sektempfang, das Dinner etc. danach ausrichten.

Der DJ möchte im Vorfeld wissen, wann das Essen beginnt, wann Überraschungen von Gästen stattfinden sollen oder für wieviel Uhr der Eröffnungstanz geplant wurde. Der Hochzeitsfotograf ist froh, wenn er weiß, wieviel Zeit er für das Paarshooting hat und wann die Gruppenbilder gemacht werden.

Der Ablaufplan sollte immer mit allen Dienstleistern abgestimmt sein. Nur durch eine minutiöse Planung des Hochzeitstages wird dieser für alle Beteiligten entspannt.

Zu welchem Zeitpunkt sollte man einen Ablaufplan erstellen?

Ich erstelle den ersten Entwurf des Ablaufplans immer schon relativ am Anfang der Planung, wenn die Uhrzeit der Trauung feststeht. Dann bespreche ich mit dem Brautpaar, wie man die restliche Zeit des Tages aufteilen kann: eine Getting-Ready-Zeit wird festgelegt, lange Nachmittage werden gestaltet und mit unterschiedlichen Programmpunkten gefüllt und 4-Gänge Menüs brauchen auch ihre Zeit...

Es gibt so viel, was bei der Ablaufplanung bedacht werden muss, dass es sich lohnt, frühzeitig damit anzufangen. Außerdem gilt der Ablaufplan als Grundlage für sämtliche Gespräche mit den Dienstleistern. Der Florist muss zum Beispiel wissen, ab wann in der Location aufgebaut werden kann und wann die Trauung beginnt, die Patisserie möchte planen, wann sie die Torte liefern kann usw. Ich finalisiere den Ablaufplan immer ca. eine Woche vor der Hochzeit, wenn alle Details feststehen und ich mich mit jedem Dienstleister und der Location abgestimmt habe. Danach wird der endgültige Plan an alle Beteiligten versendet.

Hast du einen Tipp, wie man an die Erstellung des Ablaufplans rangeht?

Zur Erstellung des Ablaufplans benutze ich eine Excel-Tabelle, da das Dokument so übersichtlich und flexibel wird. Dann werden mehrere Spalten angelegt: Der jeweilige Tag (es gibt oft Auf- und Abbautage und den Hochzeitstag selbst), die Uhrzeit, der Programmpunkt, jeweils beteiligte Dienstleister, der Ort und entsprechende Anmerkungen und Notizen werden eingefügt. Sobald dieses Gerüst steht, trage ich die Uhrzeit der Trauung ein. Sie ist mein Dreh- und Angelpunkt. Danach wird die Uhrzeit des Dinners eingetragen und der Rest wird um diese beiden Fixpunkte herum geplant. Dabei sollte wirklich jeder noch so kleine Programmpunkt in den Ablaufplan integriert werden, auch die Gratulationen, die Gruppenfotos mit der Familie oder das Feuerwerk.

Die Uhrzeit der Trauung ist also ausschlaggebend für alles andere. Und welche ist die beste Uhrzeit für die Trauung?

Da kommt es natürlich immer darauf an, welche Art der Trauung gewünscht wird: bei standesamtlichen und kirchlichen Hochzeiten hat man leider meist wenig Einfluss auf die Uhrzeit der Trauung, bei freien Zeremonien kann man sich die Zeit aussuchen. Außerdem hängt die Uhrzeit auch von der Jahreszeit ab: heiratet man im Sommer, ist es lange hell und man kann ohne Probleme eine Trauung am späten Nachmittag planen. Heiratet man im Winter, muss bedacht werden, dass es oft schon um 17 Uhr dunkel wird. Daher sollte die Trauung dann früher stattfinden, wenn man auf Bilder bei Tageslicht wert legt. Ich empfehle meinen Paaren immer, die Trauung auf frühestens 14.00 Uhr zu legen, noch besser ist 15.00 Uhr. Dann haben das Brautpaar und die Gäste einen entspannten Hochzeitsmorgen und der Nachmittag zieht sich nicht so sehr in die Länge.

Was sind die häufigsten Fragen von Brautpaaren zum Ablaufplan? Und deine Antworten dazu interessieren uns natürlich auch!

Viele Brautpaare fragen mich, wann das Getting Ready starten sollte. Dies hängt natürlich ganz von der Uhrzeit der Trauung ab und von der Anzahl der Personen, die für die Hochzeit geschminkt und frisiert werden sollen. Wer gemeinsam mit den Trauzeugen oder der Mama gestylt werden will, muss entsprechend mehr Zeit einplanen. Außerdem braucht jede Stylistin unterschiedlich lange für Brautmakeup und Haare. Daher sollte nach dem Probetermin besprochen werden, wieviel Zeit für das gesamte Styling eingeplant werden muss. Ich plane für die Brautpaare auch immer Zeit für das Frühstück ein, das wird sonst schnell vergessen.

Manche Paare fragen mich, wann der beste Zeitpunkt für das Paarshooting ist. Ich erzähle dann vom First-Look-Shooting und erkläre, welche Vorteile ein Paarshooting vor der Trauung bieten kann. Außerdem ist es wichtig, zu wissen, dass sich ein Paarshooting in der grellen Mittagssonne meistens nicht lohnt, die Fotografen bevorzugen oft die späten Nachmittag- oder frühen Abendstunden, weil dann das Licht am schönsten ist.

Häufig wird auch gefragt, wie ein langer Nachmittag überbrückt werden kann. Ich schlage dann passend zur Hochzeit und zu den Möglichkeiten in der Location verschiedene Gästeaktivitäten vor. Toll ist es immer, wenn die Gäste aktiv werden können und nicht nur passiv „bespaßt“ werden. Das können zum Beispiel Outdoor-Spiele sein oder eine Station, wo Blumenkränze gebunden werden können. Das sieht nicht nur auf den Fotos später gut aus, sondern macht den (weiblichen) Gästen sehr viel Spaß. Für die Männer kann man ohne viel Aufwand eine Gentlemen’s Corner einrichten. Es gibt viele Möglichkeiten und es lohnt sich, auch mal neue Wege zu gehen.

Und was sind die häufigsten Fehler bei der Planung des Ablaufs der eigenen Traumhochzeit?

Bei der Ablaufplanung gibt es einige Stolpersteine und Fallstricke: Oft werden beispielsweise die zeitlichen Puffer vergessen. Am Hochzeitstag kann sich immer mal etwas verzögern und wenn man dann keinen zeitlichen Puffer hat und Programmpunkte wegfallen müssen, weil das Essen schon serviert wird, ist das sehr schade. Ich habe es auch schon oft erlebt, dass die Gratulationen unterschätzt werden, diese dauern nämlich oft länger, als man denkt.

Das Paarshooting sollte nicht zu lang ausgedehnt werden, da sich sonst die Gäste, die in der Location warten, schnell langweilen könnten. Ich halte es ebenfalls für einen Fehler, die Hochzeitstorte um Mitternacht zu servieren. Sobald der Eröffnungstanz getanzt wurde und die Party begonnen hat, sollte diese nicht mehr durch Programmpunkte oder eine hereinfahrende Torte unterbrochen werden.

Liebe Charlotte, ganz lieben Dank für das Interview und die vielen tollen Tipps!